Datenschutzordnung

Diese Datenschutzordnung legt die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung innerhalb der Organisation der “UN-deRSE23 - Unconference for Research Software Engineering in Germany”, im Folgenden “Konferenz” genannt, gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dar.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Offizieller Veranstalter der Konferenz ist die Friedrich-Schiller-Universität Jena. Es gilt deswegen im Allgemeinen auch deren allgemeine Datenschutzerklärung.

 

Mit dieser Datenschutzerklärung erfüllt die Friedrich-Schiller-Universität Jena, vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Rosenthal, Fürstengraben 1, 07443 Jena ihre Informationspflichten nach Art. 12, 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für alle ihre Webseiten und Apps. Der Datenschutzbeauftragte der Univeristät Jena ist Herr Maximilian Koop, LL.M., stellvertretende Datenschutzbeauftragte ist Frau Dr. Stefanie Buchmann. Sie sind zu allen Fragen des Datenschutzes ansprechbar und erreichbar unter datenschutz@uni-jena.de.

 

 

 

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Folgende Daten werden von der Konferenz erhoben:

Erforderliche Anmeldedaten

Diese beinhalten:

• Vorname, Nachname
• Name auf Namenschild
• Position
• Adresse
• Land
• Bundesland
• Emailaddresse
• Insitution, Organisation
• Zahlungsdaten im Zusammenhang mit der Konferenz
  • Höhe, Betrag
  • ggf. Überweisungsdaten
• Mitgliedsnummern
• Lanyards und Catering
• Hilfe bzw. besondere Anforderungen
• T-Shirts
• Rechung
• Privatshpäre
• Zahlungsbedingungen

Die Anmeldung bei der Konferenz ist als Vertragsverhältnis zwischen den Teilnehmern und dem Verein anzusehen und die Erhebung dieser Daten ist essentiell für das Abhalten der Konferenz. Deswegen bedarf es keiner besonderen Einwilligung des des Teilnehmenden.

Die vorgenannten Daten werden ausschließlich benutzt für:

• Teilnehmerverwaltungverwaltung inkl. Beitragsverwaltung
• Kommunikation zwischen Konferenzorganisation und -teilnehmer, zum Beispiel Versenden von Erinnerungen oder Programmänderungen.

Diese Daten werden selbst nach Absage seitens eines potentiellen Teilnehmenden oder Ende der Konferenz für bis zu 10 Jahre aufgehoben.

Auf den essentiellen Datenbestand hat nur die Konferenzorganisation (Mitarbeitende der Universität Jena bzw. an der Organisation der Konferenz beteiligte Dritte) Zugriff und sie werden ohne weitere Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben.

Optionale Verwendung von Teilnehmerdaten

Für die Erleichterung der Konferenzorganisation kann es hilfreich sein, essentielle Teilnehmerdaten bzw. weitere Teilnehmerdaten auch für andere als die für essentielle Daten genannten Zwecke zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Für diese Daten und deren Nutzung werden jeweils widerrufbare Einwilligungen eingeholt.

Im Folgenden sind Datenarten mit möglichen Nutzungen aufgeführt.

Datenart	Verwendung	Löschzeitpunkt
Namen	private Teilnehmerliste	nach Erlöschung der Zustimmung
Email	private Teilnehmerliste	nach Erlöschung der Zustimmung
Zugehörigkeiten	private Teilnehmerliste	nach Erlöschung der Zustimmung
geografische Koordinaten	private Teilnehmerliste	nach Erlöschung der Zustimmung

Erforderliche Veröffentlichungsdaten

Sollten aus Arbeiten während der Konferenz Veröffentlichungen entstehen, ist dafür die Einholung von Daten notwendig. Diese beinhalten:

• Vornamen, Nachnamen aller Autoren
• Zugehörigkeiten aller Autoren
• Emailaddresse zumindest eines Autors

Ohne diese Daten ist eine Veröffentlichung naturgemäß nicht möglich. Der Autor, der die Veröffentlichung bei der Konferenz anmeldet, ist in der Pflicht, die Zustimmung aller Mitautoren zur Benutzung ihrer Daten zu diesem Zweck einzuholen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Daten werden für die Erfüllung der o.g. Zwecke gespeichert. Unverzüglich zum o.g. Löschzeitpunkt oder andernfalls nach Abschluss der Veranstaltung werden Ihre Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Ihnen stehen gem. Art. 12 ff. DS-GVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO: Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DS-GVO: Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.
• Recht auf Löschung gem. Art. 17 DS-GVO, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie der Datenverarbeitung mit Erfolg gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO widersprochen haben (s. hierzu unter II).
• Recht auf Einschränkung gem. Art. 18 DS-GVO, zum Beispiel für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten oder an Stelle des oben genannten Löschungsanspruchs.
• Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO, s. unter II.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.